C'è un documento che nessuno legge, tranne nel momento peggiore: quando qualcuno contesta un premio, o quando arriva un controllo. È il regolamento del concorso a premi.
Eppure è lui a decidere se il tuo contest è un'iniziativa di marketing o un problema. In Italia i concorsi a premio sono regolati dal DPR 430 del 2001, e la regola di fondo è semplice: il regolamento va scritto prima che il concorso inizi, e tutto quello che succede dopo deve rispettarlo alla lettera. Pubblicità compresa.
In questo articolo vediamo cosa deve contenere, punto per punto, e dove si sbaglia più spesso.
A cosa serve davvero il regolamento
Il regolamento è il contratto tra chi promuove il concorso e chi partecipa. Dice chi può giocare, come si vince, cosa si vince e quando arriva il premio.
Ha tre funzioni:
- Tutela i partecipanti, che sanno esattamente le regole del gioco.
- Tutela l'azienda, perché ogni contestazione si risolve leggendo cosa c'era scritto.
- È la base della comunicazione al Ministero: il concorso si notifica al Ministero delle Imprese e del Made in Italy con il modello PREMA, almeno 15 giorni prima dell'inizio, allegando il regolamento.
Il regolamento è autocertificato dal promotore, con una dichiarazione sostitutiva di atto notorio, e va conservato per tutta la durata del concorso e per i dodici mesi successivi.
Cosa deve contenere, punto per punto
1. Il promotore (ed eventuali associati)
Ragione sociale, sede, partita IVA di chi organizza il concorso. Se partecipano altre aziende, per esempio un distributore e un produttore insieme, vanno indicate anche loro. Se la gestione è affidata a un'agenzia delegata, va scritto chi è.
2. La durata
Data di inizio e di fine. Un concorso a premi non può durare più di un anno. Se ci sono più fasi, ognuna con le sue date, vanno indicate tutte, comprese le date delle estrazioni.
3. L'ambito territoriale
Dove si svolge: tutta Italia, una regione, i punti vendita aderenti. Se il concorso si gioca online, va specificato che è riservato ai residenti in Italia.
4. I prodotti o servizi promozionati
Cosa si vuole far vendere o conoscere. È un punto che molti trascurano, ma è quello che dà senso commerciale al concorso: senza un prodotto promozionato, il concorso perde la sua ragion d'essere.
5. I destinatari
Chi può partecipare: consumatori maggiorenni, clienti professionali, rivenditori, addetti alle vendite. Vanno indicate anche le esclusioni, tipicamente i dipendenti del promotore e di chi ha collaborato all'organizzazione.
6. La meccanica
Il cuore del regolamento. Come si partecipa e come si vince:
- estrazione finale tra tutti i partecipanti;
- instant win, con vincita immediata assegnata da un software;
- concorso di abilità o a classifica, dove vince chi raggiunge il risultato migliore.
La descrizione deve essere così chiara da non lasciare interpretazioni. Se un partecipante può leggerla in due modi, prima o poi qualcuno lo farà.
7. I premi e il montepremi
Natura del premio, quantità e valore di mercato di ciascuno, e il valore complessivo del montepremi. Una regola da ricordare: i premi non possono essere in denaro. Si usano beni e servizi, buoni acquisto, viaggi, esperienze.
8. Le modalità di assegnazione
Chi verifica che l'assegnazione sia regolare. Nei concorsi le estrazioni e la chiusura si svolgono alla presenza di un notaio o di un funzionario camerale, che ne redige il verbale. Per gli instant win serve anche una perizia sul software che garantisca la casualità delle vincite.
9. La consegna dei premi
Come e quando arrivano i premi ai vincitori. Il termine massimo è di 180 giorni dalla conclusione del concorso o dall'assegnazione.
10. La ONLUS beneficiaria
I premi non assegnati o non richiesti, diversi da quelli rifiutati, vanno devoluti a una ONLUS, che deve essere indicata nel regolamento con il suo nome.
11. La garanzia
Il promotore deve prestare una cauzione pari al valore complessivo del montepremi, con deposito o con fideiussione bancaria o assicurativa, a favore del Ministero.
12. Il trattamento fiscale
I premi dei concorsi sono soggetti a una ritenuta del 25% a titolo d'imposta, a carico del promotore. Nel regolamento si indica di solito se il promotore rinuncia alla rivalsa sui vincitori.
13. I dati e il server
Per i concorsi online: il trattamento dei dati personali secondo il GDPR e l'indicazione che i dati di partecipazione sono gestiti su server collocati in Italia, o replicati in Italia.
14. Dove si trova il regolamento
Come i partecipanti possono consultarlo: sul sito del concorso, nei punti vendita, su richiesta. La pubblicità del concorso deve sempre rimandare al regolamento completo.
Gli errori che si vedono più spesso
- La pubblicità promette più del regolamento. Un post che parla di "vincite garantite" quando il regolamento prevede un'estrazione è un problema serio.
- Regolamenti copiati da un altro concorso, con date, premi o meccaniche che non corrispondono.
- Valori dei premi sottostimati per ridurre la cauzione: il valore indicato deve essere quello di mercato.
- Nessuna ONLUS indicata, o indicata in modo generico.
- Modifiche in corsa non comunicate: il regolamento si può modificare, ma senza ledere i diritti di chi ha già partecipato e dandone comunicazione.
Il regolamento non è burocrazia: è la meccanica scritta
C'è un modo diverso di guardare al regolamento. Non come a un adempimento, ma come al momento in cui la meccanica del concorso viene pensata fino in fondo. Chi partecipa, cosa deve fare, quanto vale il premio rispetto allo sforzo richiesto: se queste risposte sono chiare nel regolamento, lo saranno anche per chi partecipa. Ed è lì che un concorso smette di essere un costo e comincia a vendere.
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Per i passi operativi, dalla comunicazione al Ministero all'estrazione, trovi una guida completa in come organizzare legalmente un concorso a premio. E se non sei sicuro che ti serva davvero un concorso, leggi la differenza tra concorso a premi e operazione a premi.